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領収書の宛名が間違っていた！そんな場合に経費計上できるの？
経費精算を行うには、領収書やレシートなどの証明書類が必要です。
しかし、記載すべき項目が空欄だったり、間違いがあったりする場合には、経費として認められない場合があります。
会社の経費としてかかった費用を立て替えたのに、発行してもらった領収書に不備があっては、経費精算してもらえず困っていますよね。
当社、税理士法人プロゲート仙台オフィスの顧問先でも領収書の宛名間違いはよくおきます。
そこで、今回の記事では間違いがあった場合の対処法や、領収書に必要な記載事項について解説していきますので、参考にしてください。
Contents
経費計上するためには領収書が必要
多くのビジネスシーンでは、取引先と接待利用した食事代や、仕事に必要な備品を購入したときに、領収書やレシートを発行してもらいます。これは経費がいつ・どこで・何のために使用されたのかを明確にするための証明書類なので、経費精算時に必要だからです。
基本的には領収書を発行してもらいますが、発行日・取引先・使用内容・使用金額がわかるのであれば、レシートでも領収書として認められる企業も多いので、自分の会社がどうなのかを把握しておきましょう。
レシートだと、細かく購入品の詳細が表示されるため、不正防止の観点からレシートを推奨している企業もありますが、領収書をもらうならレシートは受け取れません。これは精算時に二重計上してしまう可能性を無くし、未然にトラブルを防ぐためです。
もし、領収書に間違いがあった場合、原則として発行者なら記載された内容の訂正が可能とされています。しかし、金額の訂正や「訂正したものは無効」と記載されているものは、再発行する必要があるため注意しましょう。
関連記事：経費はレシートでもいい？領収書との違いや活用するメリットなどを解説
領収書に必要な記載項目
上記で記した通り、接待費用や仕事に必要な備品の購入、出張費などは経費として計上できます。ただし、事業に関係する出資であることを証明する必要があるため、必ず領収書やレシートを発行してもらいましょう。
領収書には必要な記載項目があるため、発行時には記載漏れがないか十分に確認する必要があります。
●日付
●宛名
●金額
●但し書き（例：飲食代、消耗品費、出張費など）
●発行者の名前
●（必要に応じて）インボイス番号
宛名書きがない場合でも、事業の運営上に必要な支出であることが分かれば、経費として認められますが、税務調査の場合は追及されるかもしれません。
また、5万円以上の領収書には収入印紙が必要です。発行者側が貼り忘れると印紙税法違反となり過怠税となってしまいます。受ける側にはリスクはありませんが、貼られていないことに気づいたら適切な会計処理を行うためにも、相手側との良好な関係を継続するためにも教えてあげる方が親切でしょう。
領収書は基本的に訂正ではなく再発行することがベター
領収書に記載間違いがあった場合には、基本的に訂正ではなく再発行を行います。日付・金額・取引内容に間違いがあった場合には、原則として受領側が修正を行うことはできないため、発行側に再度正しい内容が記載された領収書を再発行してもらわなければなりません。
ただし、適格請求書に誤りがあった場合には、電話などで確認をとり、受領側で書類を修正することもあります。その際には、発行者側が控えとして保管している書類も同様に訂正してもらうことを忘れないようにしましょう。
領収書の基本の訂正方法
もし、領収書を訂正する場合には、主に2つの方法があります。ここではそれぞれの方法について紹介します。
●二重線と訂正
領収書を訂正する時には、訂正箇所に二重線を引き、その上に訂正印を押すのが一般的な訂正方法です。社内の書類の場合なら、訂正印は担当者の印鑑でも構いませんが、取引先宛の書類の場合なら角印か会社の判子が望ましいでしょう。
また、訂正した文字や数字は、訂正箇所のすぐ近くに記載するとわかりやすいです。
●再発行
社内規定や訂正内容などによって、二重線と訂正印による訂正方法を認めていない企業もあります。そのため、領収書に間違いがあった場合は、再発行をする方が確実です。領収書は確定申告の際に必要な書類なので、不備なく整えておきましょう。
領収書の間違いのケース別の対処法
領収書は、どこを訂正するかによって対処方法が異なります。「間違ってしまった！」と思っても、自分勝手に修正や記入をしてはいけません。税務の上で問題にならないよう、適切な方法で対処する必要があります。ここではケース別の対処法について解説していきますので参考にしてみてください。
日付が間違っていたケース
領収書の日付が間違っていたケースでは、発行側に再発行を依頼します。「面倒だな」と感じるかもしれませんが、日付が違うことによって金額にも関係してくる場合もあるため、リスクを回避するためにも再発行をお願いしましょう。
もし、再発行できない場合は、発行者側なら二重線と訂正印で訂正が可能です。ただし、故意に訂正を行い不正をしていると疑われる可能性もあります。できるだけ訂正ではなく、再発行してもらうようにしましょう。
金額が間違っていたケース
金額の間違いは、会社にとっては大きな損失につながるため、絶対に避けたいですよね。自社の利益だけでなく、取引先との信用問題にも発展し兼ねないため、領収書を発行してもらうときは特に確認すべき項目です。
金額の間違いには訂正では対応できないため、必ず再発行してもらいましょう。何らかの理由で再発行できず、二重線と訂正印で対応した場合もありますが、基本的には訂正では対応できないことが法律で決まっています。後のトラブルを回避するためにも、再発行を依頼するまたは発行するのが最善策です。
ちなみに、金額を記載する際は金学区の前に「金」「￥」のどちらかを、金額の最後尾には「※」「ー（ハイフン）」「也」などを記載し、3桁ごとに「，（コンマ）」を打つようにし、金額の不正操作や改ざんを予防しましょう。
宛名が間違っていたケース
領収書の宛名書きは必ず必要です。たまに「上様で」といっている人を聞いたことがありますが、それでは誰が支払いをしたのかがわからず宛名がないのと変わりません。領収書の宛名書きが書かれていないケースでは、法的に有効な証明書類だとは言えず、承認されない可能性があります。
名前の記載間違いは失礼に当たりますし避けたいことですが、耳で聞いただけでは聞き間違うこともあるかもしれないので、名刺や実際に名前を書いて目で確認してもらいながら宛名を記載するように注意しましょう。
もし、宛名を間違えてしまったら、二重線と訂正印での訂正では取引先に失礼です。そのままでは不信感を抱かせてしまうので、再発行することが望ましいでしょう。
訂正をする場合に注意すること
先でも述べていたように、基本的には訂正による修正ではなく再発行してもらうのがベストな対応です。しかし、何らかの事情で再発行できない場合は訂正で対応する必要があります。そのとき失敗しないようにするため、注意するべきことを紹介します。
修正ペン・テープは使用しない
領収書は公的書類と同様の扱いで、経費申請を行うために必要な証明書類です。そのため、修正ペンや修正テープの使用はできないことを覚えておきましょう。
摩擦熱で消えるボールペンを使用しない
ここ最近目にする摩擦熱で消えるペンは、ビジネスシーンでも使い勝手が良く、愛用している人もいるかもしれませんね。しかし、摩擦熱に反応して消えてしまうため、重要書類や領収書の訂正には使用できないので注意しましょう。便利な一方、この消えるボールペンを利用することで、日付や金額の改ざんなどが行われてしまうリスクが発生します。
訂正印はシャチハタではなく印鑑を使用する
訂正印は決まりがあるわけではありませんが、シャチハタではなく印鑑を使用するようにしましょう。シャチハタはどこでも購入できるため、訂正した時に「もしかしたら不正かも」と税務署から指摘されるかもしれません。
そのため、社内の場合や個人で訂正する場合には、シャチハタではなく印鑑を使用した方が無難でしょう。取引先への訂正の場合は、社名や屋号の入った角印や会社の判子を訂正印として使用するのが好ましいですね。
領収書の正しい宛名書き
領収書はもらうだけではなく、自分が発行者側になる場合もあります。その時になって焦らなくていい様に、正しい書き方を知っておきましょう。ここでは法人・個人事業主それぞれの書き方を解説していきます。
法人の場合
会社の取引先との会食や消耗品など、使用内容は多岐にわたりますが、経費を一度立て替える場合、個人名か会社名か迷ってしまいますよね。
従業員が会社のために必要で、購入したものは会社に帰属するため、宛名は会社名で記載してもらうのが良いでしょう。もちろん従業員個人の名前でも申告は可能ですが、税務調査の際に、個人の領収書が多いと詳しく内容を問いただされるかもしれません。
宛名書きは「△△株式会社」「△△株式会社▽▽部」と部署名まで入れてもらうと良いですね。
個人事業主の場合
個人事業主の場合、宛名の書き方は2通りあり、以下の通りです。
●屋号がある場合：屋号+個人名
●屋号がない場合：個人名
屋号は個人事業主が事業を経営する際に使用する名前のことです。屋号を持っていなくても必ず個人名を記載する必要があるので忘れないように気を付けましょう。
「屋号」とは、個人事業主が事業を経営するにあたってつける名前を指します。屋号を持っている個人事業主は、事業用の支出だと分かりやすくするために、「屋号+個人名」を記載してもらいます。
「屋号」の有無を問わず、個人名の記載は必ず必要になるので、フルネームで記載することを忘れないようにしましょう。
宛名書きが「上様」や空欄の場合
宛名書きは必ず必要な記載項目ですが、「上様」や空欄で発行してしまう場合もあるかもしれません。この場合にはどのようなリスクが潜んでいるか解説していきます。
宛名書きが「上様」と書いてある場合
お店のレジで領収書の宛名を「上様でお願い」といっている人を見かけたことがありませんか。上様は相手の名前がわからないときや、相手が個人だった場合に記載する方法です。しかし、経費精算では誰宛に発行された領収書なのかを明確にする必要があるため、適用条件を満たしていないと判断される可能性があります。
ただし、小売業・旅客運送業（タクシー・バス・航空会社・鉄道など）・飲食業・旅行関連事業・写真関連事業・駐車場業の5つは上様でも構いません。
第三者に悪用されるリスク
宛名が書かれていないことで、領収書を改ざんされるリスクが高まります。
もし宛名がない状態の請求書を紛失してしまったり、第三者に渡ってしまうことで、悪用されるかもしれません。宛名を記載することで、第三者に悪用されるリスクを減らすことができます。
反面調査の対象になる可能性
先に宛名は個人名でも大丈夫と述べましたが、あまりにも個人名の領収書を多く切っていると、税務調査の対象となります。反面調査は対象者本人ではなく、取引先や会社の関係者に対する調査で、申告内容と相違ないか調査が行われ、領収書の発行者にも税務調査が行われることを理解しておきましょう。
発行者が罪に問われる可能性がある
もし、上様と書かれていたり宛名のない領収書を誰かに悪用されてしまった場合、脱税に関与したとして発行した事業所が「税脱ほう助」として罪に問われる可能性もあります。
領収書の間違いを防ぐために
領収書の間違いを防ぐためには、どのようなポイントに気を付けると良いのでしょうか。正しい領収書を書く3つのポイントを紹介します。
取引先の名刺をいただく
相手の名前や会社名・部署などを間違えるのは大変失礼な行為なので、絶対に間違いたくないですよね。正しく記載するためにも、取引先の名刺をいただきましょう。
あらかじめ領収書の下書きをしよう
もし手書きの領収書を記載する場合には、別紙に下書きを書いてみましょう。表記ミスがないかや数字の間違いがないかよく確認したうえで、本番に挑むと間違えずに済みます。
領収書の必要事項を再度確認
領収書には以下の項目が記載されていないと、仕入税額控除の適用を受けることができないので注意しましょう。
●取引内容
●適格請求書発行事業者の氏名、名称、登録番号
●税率ごとに区分した対価の額、適用税率、消費税額など
●書類の交付を受ける事業者の氏名・名称
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領収書を正しく書けていることは、当たり前のことですが、意外とミスが多いこともしばしば見受けられます。そこには安易に「経費だから」という思いがあるのかもしれません。宛名や金額の訂正は、基本的に再発行することがベストな対応です。なぜなら、訂正だと改ざんなど不正を疑われたり、税務調査の対象となってしまう可能性があるためです。のちの問題を回避するためにも再発行できるのが望ましいですね。
この記事では領収書に纏わる訂正の対処法や宛名書きの書き方などについて解説してきましたが、会計業務はややこしい決まり事が多く面倒なことも多いでしょう。
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投稿日: 2024年12月2日 11:43 am
更新日: 2025年1月5日 5:59 pm
